Jednolity plik kontrolny i jego najważniejsze założenia – kompendium wiedzy dla przedsiębiorców
Jednolity plik kontrolny obowiązuje od 1 lipca 2016 roku i został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów dla wszystkim podmiotów gospodarczych prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Taki mechanizm zdecydowanie ułatwia kontrolę skarbową i skraca czas jej trwania. W niektórych przypadkach również powoduje brak konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, gdyż wątpliwości zostają wyjaśnione. Co zatem warto wiedzieć na jego temat?
Kogo dotyczy przesyłanie jednolitego pliku kontrolnego?
Jednolity plik kontrolny dzieli się na kilka struktur dotyczących dokumentów skarbowych, jak faktury, czy rachunki, jak i firmowych wyciągów bankowych, czy też księgi przychodów i rozchodów, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, ewidencji przychodów z ryczałtu, ksiąg rachunkowych, jak i dokumentów magazynowych. Przesłanie jednolitego pliku kontrolnego konieczne jest w przypadku wszystkich osób, którzy są płatnikami VAT. Jest to tzw. JPK_VAT. Ponadto taką ewidencję muszą prowadzić wszystkie podmioty gospodarcze niezależnie od wielkości, zarówno mikro przedsiębiorcy, małego, średniego, jak i dużego przedsiębiorcy. Oczywiście kwestia rodzaju jednolitych plików kontrolnych zależna jest od wielkości przedsiębiorstwa. Spółki zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości, zatem ich dotyczy JPK_KR, z kolei do JPK_KPIR zobowiązani są jedynie Ci przedsiębiorcy prowadzący tego rodzaju rozliczenia. Analogicznie rzecz ma się z JPK_EWP, gdyż do tworzenia tego jednolitego pliku kontrolnego zobowiązane są podmioty które opodatkowane są ryczałtem ewidencjonowanym. Większość dokumentów JPK przesyłanych jest na prośbę organu skarbowego, w ramach kontroli, natomiast JPK_VAT musi być przesyłany co miesiąc i trafia bezpośrednio do Ministra Finansów, podobnie jak e-deklaracje.
JPK_VAT – co warto wiedzieć?
Jednym z najważniejszych zagadnień jednolitego pliku kontrolnego jest dla przedsiębiorców to dotyczące VAT. Najpierw obowiązek jego sporządzania spoczywał jedynie na dużych przedsiębiorcach. Od 2017 roku taki obowiązek mają również średni i mali przedsiębiorcy, a od 2018 roku również mikro przedsiębiorcy. Oczywiście obowiązek ten dotyczy tych przedsiębiorców, którzy są czynnymi płatnikami VAT. Warto wiedzieć jak wygląda struktura takiego dokumentu. Pierwszą sekcją jest ewidencja sprzedaży VAT. Powinny się w niej znaleźć: data sprzedaży, data wystawienia, numer dokumentu, informacje o nabywcy (nazwa firmy i jej adres), a także ujęta forma opodatkowania, bądź zwolnienie lub nie podleganie opodatkowaniu, a także import, eksport, wewnątrzwspólnotowe nabycie czy też dostawa towarów, a na końcu suma VAT. Druga sekcja dotyczy ewidencji zakupu VAT. W skład tej sekcji wchodzi informacja o wystawcy faktury, jej numerze, dacie wpływu, a także kwocie netto przy nabyciu towarów i usług zaliczanych do środków trwałych, a także tych pozostałych oraz kwocie podatku naliczonego. W takim kształcie JPK_VAT musi zostać przesłany do 25 dnia miesiąca, następującego po miesiącu rozliczeniowym. Zatem deklarację za kwiecień, wysyłamy do 25 maja. Obowiązek comiesięcznego wysyłania JPK_VAT dotyczy również osób rozliczających się w systemie kwartalnym.
Jednolity plik kontrolny – w jaki sposób musi być przechowywany przez przedsiębiorcę?
Ważną kwestię stanowi sposób przechowywania jednolitego pliku kontrolnego. W przypadku większości takich plików możliwe jest ich przechowywanie na nośnikach danych, np. pendrive i przekazywanie ich w takiej formie do urzędu skarbowego. Jednak jednolity plik kontrolny VAT musi być zawsze przesyłany drogą elektroniczną, a następnie konieczne jest pobranie dokumentu poświadczającego jego złożenie, czyli UPO. JPK_VAT można przesłać bezpiecznie za pośrednictwem aplikacji Klient JPK, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
JPK_MAG i JPK_FA – jaka jest struktura obydwu plików?
Wszystkie towary w magazynie muszą być ewidencjonowane, a wszystkie dane zapisywane w JPK_MAG, którego struktura obejmuje dokumenty magazynowe dotyczące przyjęcia zewnętrznego, wydania zwwnętrznego i rozchodu wewnętrznego pomiędzy magazynami. Ważne są tu numery dokumentów, daty ich sporządzenia, numery faktur, kody towarów, ich nazwy, ilości i cena jednostkowa. W przypadku JPK_FA ewidencja obejmuje jedynie faktury sprzedaży. Musi zawierać informacje takie jak: stawki podatku, a także wszelkie informacje o fakturze.
Jednolity plik kontrolny skraca czas kontroli skarbowych, a także ogranicza tzw. papierologię. Warto wiedzieć, że wiele programów księgowych zaopatrzonych jest w gotowe szablony do ich sporządzania, dzięki którym jest ono szybsze i łatwiejsze.
