Na dysku twardym, przenośnym czy wirtualnym – jak przechowywać ważne firmowe dokumenty i uniknąć wycieku danych?
Bezpieczeństwo informatyczne w firmie jest kwestią najbardziej istotną w obliczu powszechnej informatyzacji. Dokumenty i dane często przechowuje się w firmowych komputerach, dlatego trzeba dbać o ich zabezpieczenie trudnymi hasłami, a także przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony danych. W dzisiejszym poradniku zajmiemy się kwestią przechowywania dokumentów i zastanowimy się w jaki sposób należy to robić, a możliwości jest kilka.
Przechowywanie dokumentów na dysku twardym – o czym należy pamiętać?
Pierwszym sposobem przechowywania dokumentów jest zapisywanie ich na twardym dysku. Trzeba pamiętać, że niesie to ze sobą zagrożenia, zwłaszcza jeśli nie zadbamy o kopię zapasową danych. Wtedy w przypadku zainfekowania systemu czy po prostu jego awarii można utracić część lub całość zapisanych dokumentów. W pierwszym przypadku może dojść również do ich wycieku, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim dane klientów czy kontrahentów mogą dostać się w ręce przestępców. Jeśli istnieje ryzyko wykorzystania danych i doszło do ich wycieku zgodnie z regulacjami RODO firma ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do prezesa UODO w ciągu 72 godzin. Dodatkowo musi wdrożyć zaraz po wykryciu wycieku wszystkie środki zaradcze. Zidentyfikowanie źródła wycieku i okoliczności naruszenia jest konieczne, by zweryfikować wadliwe zabezpieczenia i usunąć luki w systemie. Tutaj pomocne są firmy IT. Wrocław jest miastem, gdzie niejednokrotnie przedsiębiorcy spotykają się z próbami ataków hakerskich, niestety nierzadko wadliwe okazują się systemy bezpieczeństwa. Korzystanie ze stałej pomocy informatycznej może pomóc uniknąć tego typu problemów w przyszłości.
Czy dyski przenośne są dobrym wyborem do przechowywania ważnych danych
Na pewno przechowując dane na twardym dysku trzeba przynajmniej korzystać z dysków przenośnych, na których zapisuje się kopie zapasowe danych. Zatem mogą być one rzeczywistą pomocą w prowadzeniu działalności i zachowaniu ważnych danych w razie potrzeby. Jeśli baza danych firmy została skradziona, a istnieje ryzyko jej przestępczego wykorzystania, to klienci i kontrahenci muszą zostać powiadomieni o tym fakcie. Dostęp do niej można mieć, dzięki zastosowaniu kopii zapasowej na dysku przenośnym. Oczywiście takie dyski należy odpowiednio przechowywać, aby nie dostały się w niepowołane ręce. Tutaj zastosowanie mają szafy aluminiowe na dokumenty czy nawet sejfy. W ten sposób ważne dane są chronione również w razie pożaru. W takich miejscach można przechowywać również dokumenty na pendrive. Ze względu na mały rozmiar nie poleca się przechowywania dokumentów na pendrive, bo łatwo go zgubić. Oczywiście stosując tego typu zapis trzeba pamiętać zawsze o stosowaniu szyfrowania dokumentów stosownym hasłem znanym tylko osobom odpowiedzialnym i których dokumenty te dotyczą.
Czy warto korzystać z dysków wirtualnych dla firm?
Kolejną możliwością jest korzystanie z tzw. chmury. Oczywiście nie może to być chmura publiczna do której każdy ma dostęp. Tylko chmura prywatna objęta certyfikatem Privacy Sheld jest miejscem, gdzie można przechowywać dokumenty zawierające informacje niejawne. Nad jej infrastrukturą usługobiorca, czyli w tym przypadku firma może mieć pełną kontrolę. Warto wiedzieć, że dostawca chmury jest współodpowiedzialny za bezpieczeństwo przechowywania danych. W ten sposób nie trzeba wykorzystywać własnych zasobów, co w sytuacji wielu dokumentów zarówno kadrowych, jak i dotyczących rozliczeń z klientami jest bardzo ważne.
A może tradycyjne szafy na dokumenty papierowe?
Oczywiście wiele osób decyduje się na przechowywanie dokumentów w formie tradycyjnej, zatem papierowej. Trzeba jednak wiedzieć, że dokumentację firmową – kadrową trzeba przechowywać przez 50 lat, dlatego warto wybierać formę mieszaną na wszelki wypadek. Zatem dokumenty papierowe mogą mieć swoją kopię cyfrową. Dokumenty papierowe muszą być przechowywane w taki sposób, by chronione były przed zniszczeniem. Zatem tutaj podobnie jak w przypadku dysków zewnętrznych sprawdzają się szafy pancerne.
Ścisła współpraca z firmą IT pozwoli uniknąć albo zniwelować do minimum prawdopodobieństwo wycieku danych. Warto stosując kilka metod przechowywania dokumentów, dbać o ich odpowiednie zabezpieczenie.
